Planujesz zamontować kamery monitoringu, ale nie znasz obowiązujących przepisów? Monitoring w domu czy firmie jest częstym i praktycznym rozwiązaniem, jednak warto mieć na uwadze zależności pomiędzy kamerami a RODO, Kodeksem pracy i innymi przepisami.
Monitoring wizyjny jest coraz popularniejszym narzędziem służącym do zabezpieczenia domów, sklepów i firm. Jego zastosowanie musi jednak być prowadzone w zgodzie z obowiązującym prawem – w szczególności z ogólnym rozporządzeniem o ochronie danych (RODO), Kodeksem pracy oraz Ustawą o ochronie danych osobowych. Sprawdź na co zwrócić uwagę, aby Twój monitoring był w pełni legalny.
Spis treści
- Monitoring w domu – co wolno właścicielowi nieruchomości?
- Kiedy stajesz się administratorem danych? Monitoring poza Twoją działką
- Monitoring w sklepie – bezpieczeństwo a obowiązki informacyjne
- Monitoring w firmie – co mówi Kodeks pracy?
- Monitoring a RODO – najważniejsze zasady
- Najczęstsze błędy w monitorowanych obiektach – tego unikaj
- Najczęściej zadawane pytania o monitoring i przepisy prawa
Monitoring w domu – co wolno właścicielowi nieruchomości?
Osoby fizyczne mogą montować kamery na terenie swoich prywatnych posesji bez konieczności stosowania przepisów RODO, pod warunkiem że monitoring obejmuje wyłącznie ich własny, prywatny teren. Wynika to z art. 2 ust. 2 lit. c RODO, który brzmi:
Niniejsze rozporządzenie nie ma zastosowania do przetwarzania danych osobowych przez osobę fizyczną w ramach czynności o czysto osobistym lub domowym charakterze.
Oznacza to, że jeśli Twoje kamery obejmują wyłącznie Twój prywatny teren – wnętrze domu, garaż, ogród czy podjazd, na którym przebywasz tylko Ty i Twoi domownicy – nie musisz martwić się obowiązkami wynikającymi z RODO.
Warto jednak pamiętać o poinformowaniu o monitoringu osoby, które nie są domownikami, ale regularnie przebywają w Twoim domu, np. opiekunka do dziecka czy pomoc domowej. Choć przepisy są tu mniej rygorystyczne, nagrywanie ich bez wiedzy może naruszać ich prawo do prywatności.
Kiedy stajesz się administratorem danych? Monitoring poza Twoją działką
Problem prawny pojawia się, gdy kamera swoim zasięgiem, nawet w niewielkim stopniu, wykracza poza granice Twojej nieruchomości. W takim momencie przestajesz działać wyłącznie w celach osobistych i formalnie stajesz się administratorem danych osobowych osób, które mogą zostać nagrane.
Kamera obejmuje przestrzeń publiczną (ulicę, chodnik, parking)
To bardzo częsty scenariusz, np. gdy brama wjazdowa znajduje się blisko ulicy. Nagrywanie przestrzeni publicznej jest dopuszczalne, o ile opiera się na tzw. prawnie uzasadnionym interesie, którym jest ochrona Twojego mienia. Musisz jednak spełnić kilka kluczowych obowiązków administratora danych:
Po pierwsze – oznacz teren. Umieść w widocznym miejscu tabliczkę informującą o monitoringu wraz ze skróconą klauzulą informacyjną. Wskaż w niej, kto jest administratorem danych (Ty jako właściciel), w jakim celu nagrania są przetwarzane (ochrona mienia) oraz gdzie można znaleźć treść pełnej klauzuli informacyjnej lub od razu umieść pełną klauzulę. Pamiętaj, że dodatkowo muszą się w niej znaleźć informacje o tym jak długo przechowujesz nagrania i jakie prawa mają osoby nagrywane.
Ogranicz także czas przechowywania materiałów. Aby zapewnić zgodność z RODO, nagrania powinny bowiem być przechowywane tak krótko, jak to konieczne do realizacji celu – zazwyczaj od kilku do kilkunastu dni. Po tym czasie powinny być automatycznie usuwane (lub nadpisywane).
Pamiętaj, aby zabezpieczyć dane. Upewnij się, że dostęp do nagrań mają tylko osoby upoważnione, a sam system monitoringu jest chroniony np. hasłem.
Jeśli kamery obejmują teren wspólny (np. klatkę schodową w bloku), wymagana jest zgoda wspólnoty lub spółdzielni mieszkaniowej oraz spełnienie obowiązków informacyjnych wobec mieszkańców.
Kamera nagrywa posesję sąsiada
To sytuacja najbardziej problematyczna, ponieważ wkraczasz bezpośrednio w sferę prywatności innej osoby. Zgodnie z zasadą minimalizacji danych, powinieneś unikać nagrywania terenu sąsiada. Najlepszym rozwiązaniem jest takie ustawienie kamery, by jej zasięg kończył się na granicy Twojej działki.
Jeśli jest to technicznie niemożliwe (np. kamery obejmują wspólną drogę dojazdową), a monitoring jest konieczny do ochrony Twojego mienia, nadal podlegasz pod obowiązki RODO. Warto jednak w pierwszej kolejności porozmawiać z sąsiadem, wyjaśnić sytuację i poprosić o pozwolenie na nagrywanie. Chociaż uzyskanie jego pisemnej zgody nie zwalnia Cię całkowicie z obowiązków administratora, to znacząco zmniejsza ryzyko sporu i ewentualnych roszczeń cywilnych z tytułu naruszenia dóbr osobistych.
Co, jednak gdy sąsiad nie pozwala na nagrywanie?
Brak zgody sąsiada to jednoznaczny sygnał, że kontynuowanie nagrywania jego posesji stanowi naruszenie jego prawa do prywatności. W takiej sytuacji Twój argument o „prawnie uzasadnionym interesie” (ochronie mienia) niemal na pewno przegra z prawem sąsiada do prywatności na jego własnym terenie. Ignorowanie jego sprzeciwu jest wysoce ryzykowne i może prowadzić do poważnych konsekwencji. Sąsiad może złożyć skargę do Urzędu Ochrony Danych Osobowych. W konsekwencji możesz spodziewać się kontroli, nakazu zmiany ustawienia kamery, a nawet kary finansowej.
Ponadto, sąsiad może pozwać Cię do sądu cywilnego o naruszenie dóbr osobistych (prawa do prywatności, wizerunku, miru domowego) niezależnie od RODO, żądając zaprzestania nagrywania, przeprosin lub zadośćuczynienia pieniężnego.
Jeśli sąsiad się sprzeciwia, jedynym wyjściem jest zmiana ustawień monitoringu tak, aby nie obejmował terenu posesji sąsiada lub wykorzystanie funkcji Privacy Mask (maska prywatności) dostępnej w nowoczesnych kamerach IP. Pozwala ona cyfrowo wymazać fragment obrazu obejmujący posesję sąsiada.
Publikacja nagrań monitoringu a RODO
Pamiętaj, że wizerunek jest daną osobową. Nawet jeśli legalnie nagrałeś zdarzenie na swojej posesji (np. próbę kradzieży), nie masz prawa publikować takiego nagrania w internecie (ani gdziekolwiek indziej) bez zgody zarejestrowanych osób. Takie działanie stanowi poważne naruszenie prawa. Nagrania możesz natomiast przekazać policji lub wykorzystać jako dowód w sądzie (o ile jest zgodne z RODO).
Monitoring w sklepie – bezpieczeństwo a obowiązki informacyjne
Sklepy i punkty usługowe często korzystają z monitoringu w celu zapobiegania kradzieżom i zapewnienia bezpieczeństwa. Taka praktyka jest dopuszczalna, ale podlega w pełni przepisom RODO, ponieważ nagrania wizerunku klientów i pracowników stanowią dane osobowe.
Właściciel sklepu jako administrator danych musi:
- Jasno poinformować o monitoringu – umieszczając tabliczki informacyjne w widocznych miejscach (np. przy wejściu) oraz udostępniając szczegółową klauzulę informacyjną RODO.
- Ograniczyć pole widzenia kamer do stref niezbędnych dla realizacji celu (np. wejście, strefa kas, regały z towarem wysokiego ryzyka kradzieży).
- Określić cel (np. ochrona mienia) i podstawę prawną przetwarzania (najczęściej jest to prawnie uzasadniony interes administratora, czyli art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
- Określić i przestrzegać czasu przechowywania nagrań (np. 14, 30 dni) i udokumentować go w wewnętrznej polityce bezpieczeństwa. Po tym czasie nagrania powinny być trwale usuwane.
Co więcej, należy unikać nagrywania miejsc, w których mogłoby to naruszyć prywatność, takich jak toalety, przymierzalnie czy pomieszczenia socjalne dla pracowników.
Naruszenie tych zasad, np. publikacja nagrania z wizerunkiem klienta bez jego zgody, może skutkować skargą do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO) i nałożeniem wysokich kar finansowych.
Monitoring w firmie – co mówi Kodeks pracy?
Zasady stosowania monitoringu w miejscu pracy reguluje art. 22² Kodeksu pracy. Zgodnie z nim, monitoring jest dopuszczalny, ale tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji oraz zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
Aby monitoring w firmie był legalny, pracodawca musi:
1. Ustanowić zasady monitoringu w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy lub w obwieszczeniu (jeśli w firmie nie ma układu ani regulaminu).
2. Poinformować pracowników na piśmie o wprowadzeniu monitoringu, jego zakresie i celu – co najmniej 2 tygodnie przed jego uruchomieniem; a jeśli monitoring już działa, to zawsze przed rozpoczęciem współpracy z nowym pracownikiem.
3. Widocznie oznaczyć monitorowany obszar za pomocą piktogramów lub ogłoszeń.
4. Udostępnić pracownikom klauzulę informacyjną zgodną z RODO.
Co więcej, pracodawca nie może obejmować monitoringiem pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek oraz palarni, chyba że jest to niezbędne do realizacji celów wymienionych w Kodeksie pracy, a zastosowanie monitoringu w tych miejscach nie naruszy godności oraz innych dóbr osobistych pracownika.
Nie wolno również przechowywać nagrania dłużej niż 3 miesiące od dnia nagrania. Po tym terminie nagrania podlegają zniszczeniu, o ile nie stanowią dowodu w postępowaniu prawnym.
Naruszenie tych zasad może skutkować poważnymi konsekwencjami – od upomnień i kontroli, po kary sięgające nawet 4% rocznego obrotu firmy (zgodnie z RODO).
Monitoring a RODO – najważniejsze zasady
Jeśli korzystasz z monitoringu i rejestrujesz wizerunek osób, przetwarzasz dane osobowe. Zgodnie z RODO masz obowiązek zadbać o ich legalne i bezpieczne przetwarzanie.
Musisz mieć legalny cel, a kamery minimalny zakres. Monitoring musi mieć konkretny, uzasadniony cel – np. ochrona mienia czy bezpieczeństwo osób. Nie możesz też nagrywać wszystkiego „na wszelki wypadek”. Kamery powinny obejmować tylko niezbędny obszar.
Pamiętaj aby przestrzegać obowiązku informacyjnego. Musisz poinformować osoby, które mogą znaleźć się w zasięgu kamer, o:
- tym, że obiekt jest monitorowany,
- danych administratora (czyli Ciebie lub Twojej firmy),
- celu i podstawie prawnej przetwarzania,
- czasie przechowywania nagrań,
- prawach osób nagrywanych (dostęp do nagrań, usunięcie danych itp.)
Informację możesz umieścić np. w formie czytelnej tabliczki przy wejściu.
Musisz również odpowiednio chronić dane. Nagrania muszą być odpowiednio zabezpieczone – przed nieautoryzowanym dostępem, kradzieżą czy przypadkowym ujawnieniem. Używaj silnych haseł, regularnie aktualizuj oprogramowanie i ogranicz dostęp do nagrań tylko do upoważnionych osób.
Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą, musisz uwzględnić monitoring w tzw. rejestrze czynności przetwarzania – to obowiązek każdego przedsiębiorcy. Musisz zapisać, że prowadzisz monitoring i na jakich zasadach.
Pamiętaj także o prawach osób nagrywanych. Każda osoba zarejestrowana przez Twoje kamery może:
- zażądać wglądu do nagrania z własnym wizerunkiem,
- poprosić o usunięcie nagrań,
- ograniczyć przetwarzanie danych,
- wnieść sprzeciw wobec monitoringu.
Musisz być gotowy do odpowiedzi na takie żądania – zgodnie z procedurami RODO.
Najczęstsze błędy w monitorowanych obiektach – tego unikaj
Wiele osób instaluje monitoring bez pełnej znajomości przepisów. Może to prowadzić do naruszenia prywatności innych osób lub narażenia się na wysokie kary. Poniżej znajdziesz najczęstsze błędy, których warto unikać, aby system był zgodny z prawem i naprawdę spełniał swoją funkcję:
1. Brak widocznego oznaczenia, że obiekt jest monitorowany.
2. Niewystarczająca lub nieobecna klauzula informacyjna (brak celu, podstawy prawnej, czasu retencji).
3. Nagrywanie pomieszczeń, w których oczekuje się prywatności (szatnie, toalety, pomieszczenia socjalne).
4. Nieuprawniony dostęp do nagrań (np. hasło do rejestratora znane wszystkim pracownikom).
5. Zbyt długi czas przechowywania nagrań bez konkretnego uzasadnienia prawnego.
Monitoring wizyjny to skuteczne narzędzie ochrony, ale jego stosowanie wiąże się z dużą odpowiedzialnością. Niezależnie od tego, czy instalujesz kamery w domu, firmie czy sklepie, musisz szanować przepisy RODO i Kodeksu pracy. Nadrzędną zasadą jest jasne informowanie osób nagrywanych o korzystaniu z kamer, a ponadto ważne jest ograniczenie zasięgu kamer do niezbędnego minimum oraz dbanie o bezpieczeństwo danych.
Zanim uruchomisz system, zadaj sobie pytanie: czy mój monitoring jest zgodny z prawem i czy szanuje prywatność innych? Tylko wtedy będzie on nie tylko legalny, ale i etyczny.
Najczęściej zadawane pytania o monitoring i przepisy prawa
Czy można mieć monitoring na posesji?
Tak, monitoring na prywatnej posesji jest legalny, o ile kamery obejmują wyłącznie Twój teren (dom, ogród, podjazd). Nie musisz wtedy stosować RODO. Ważne jest jednak, aby nie nagrywać przestrzeni publicznej ani posesji sąsiadów, nawet przypadkowo, gdyż wtedy wchodzisz w reżim przepisów o ochronie danych.
Kiedy monitoring jest nielegalny?
Monitoring jest nielegalny, gdy narusza prywatność lub przepisy. Przykłady to nagrywanie miejsc intymnych (toalet, szatni), brak podstawy prawnej w firmie, brak informacji o monitoringu dla osób nagrywanych lub gdy kamera na prywatnej posesji obejmuje teren sąsiada albo przestrzeń publiczną bez jego zgody.
Czy można kogoś nagrywać kamerą bez jego zgody?
To zależy od sytuacji. W miejscach publicznych lub w firmie (gdy jest to uzasadnione celem, np. ochroną mienia) zgoda nie jest wymagana, ale konieczna jest informacja o monitoringu. Nagrywanie w celach czysto prywatnych i publikowanie wizerunku bez zgody jest jednak co do zasady zabronione.
Co zrobić, gdy sąsiad ma kamerę na moją posesję?
Najpierw spróbuj porozmawiać z sąsiadem i poprosić o zmianę ustawienia kamery. Jeśli to nie pomoże, możesz wysłać mu oficjalne wezwanie do zaprzestania naruszania Twojej prywatności. Ostatecznym krokiem jest złożenie skargi do Prezesa UODO lub skierowanie sprawy do sądu cywilnego.
Gdzie mogę zgłosić kamerę sąsiada?
Jeśli kamera sąsiada nagrywa Twoją posesję, naruszając przepisy RODO, możesz złożyć oficjalną skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO). Inną drogą jest pozew cywilny do sądu z tytułu naruszenia dóbr osobistych, takich jak prawo do prywatności i wizerunku.
Co grozi za nagrywanie kogoś bez jego zgody?
Konsekwencje zależą od kontekstu. Jeśli naruszone jest RODO, Prezes UODO może nałożyć wysoką karę administracyjną. Osoba nagrywana może też dochodzić odszkodowania w sądzie cywilnym za naruszenie dóbr osobistych. W skrajnych przypadkach może to być nawet uznane za przestępstwo.
